考勤管理九大缺陷，你們企業有幾個？
作者：洪桂彬 （上海（hǎi）市匯業律師（shī）事務所合夥人，本文發表於2010年（nián）11月期《上海勞動保障》，2015年1月30日由作者進行編輯修改）
考勤管理（lǐ）是（shì）勞（láo）動關（guān）係管理的日常基礎工作，但正是這一最基本的工作卻被很多人力資源管理者忽視，圍繞考勤而產生（shēng）的勞（láo）動爭議居高（gāo）不下，而企業考勤（qín）管理（lǐ）的諸多缺陷也直（zhí）接（jiē）導致（zhì）用人單位承擔敗訴（sù）風險，本文羅列考勤（qín）管理（lǐ）中（zhōng）的九大（dà）缺陷（xiàn），以便讓人力資源管理（lǐ）者更好的完善考勤管理製度和操作流（liú）程，以最大程度減少（shǎo）風險。
缺陷一：單（dān）位無考勤（qín）製度
在企業用工實踐當中，用人（rén）單位（wèi）對勞動者進行管理約束的最基（jī）本的手段就是要求（qiú）員工按時上（shàng）下班，這也是企業對員工進行其它工作管理的重要前（qián）提。
因此，大多數用人單位都有相（xiàng）對完善的考勤管理製度（dù）以便對員（yuán）工實行有效的監督和（hé）管理。但（dàn）另一方麵，用人單位不實施考勤的現（xiàn）象也不（bú）少見，有些（xiē）是因為規模較（jiào）小、公（gōng）司剛成立等原因，導致（zhì）企（qǐ）業管理者考勤觀念（niàn）淡薄；也有些規模較大、管理比較規（guī）範（fàn）的企業對因為對部分（fèn）特殊崗位缺乏（fá）認識如（rú）司（sī）機、外勤銷售人員、24小時輪（lún）值班人員，以為這類崗位無（wú）法考勤或者沒（méi）有必要而不實施考勤管理；還有（yǒu）些企業把（bǎ）“不考勤”當做一種“企業福利”來看，這些都直接或間接的為用工風險埋下隱（yǐn）患。
在勞動爭（zhēng）議案件中，涉及出勤時間的爭議非（fēi）常多見，如加班費（fèi）爭（zhēng）議、曠工爭議、拖欠勞動（dòng）報酬爭議都直接或（huò）間接（jiē）的與出勤時間的確認（rèn）有關，如果企業未實施考勤，將無法提供有效的考勤記錄（lù），而考勤製度是企業的一項基礎（chǔ）管理工作，用人單位對其員（yuán）工在本單（dān）位的出勤情況應（yīng）負有舉證責任，一旦無法提供（gòng）考勤記錄（lù），則仲裁機構（gòu）或法院將可（kě）能采信員工的（de）主張，屆時是（shì）否加班，加班時間長短、是否曠工等等均不由單位作主。顯然，任何用人單位都不原意看到這樣（yàng）的結局。
缺陷二：多重（chóng）考勤並存
當前科技迅猛發展，考勤方式也日新月異，從紙片打卡鍾考勤到射頻IC卡打卡考勤，從指紋打卡考勤到人臉識（shí）別（bié）考勤，不一而足。誠然多數企業執行單一的考勤方式，但多重考（kǎo）勤（qín）的企業也（yě）大有人在。部（bù）分用人單位為了減少電子考勤的差錯（如漏打卡、設備（bèi）損害、設備（bèi）誤差等）另外增加了手工考勤方式，而這兩種考勤方式在記錄結果上可（kě）能存在較大差異。
在許多加班費勞動爭議案件中，用人單位主張按手（shǒu）工（gōng）考勤作（zuò）為認定工作時間的依據，而（ér）勞動者則主張以電子考勤為準。由於大部分用人單位（wèi）對出勤時間（jiān）的認定標準並無製度規定或合同約定，則也導（dǎo）致在實（shí）際的爭議處理（lǐ）中，仲裁員（yuán）或法官往（wǎng）往會（huì）從有利於勞動者角度（dù）考慮，很顯然，企業（yè）應當規範考勤管理，由於管理上的不嚴謹導致考（kǎo）勤記錄的不明確性，用人單位應當承擔主要責任。
缺陷三：考勤（qín）規定不明確
企業關於出勤的製度規定往往涉及工時製度、工作時間安排、加班的申請程序等，如果這些內容（róng）不夠明確或（huò）與勞動合同存在衝突，往往也會為勞動爭議埋下隱（yǐn）患。
問題（tí）之一是企業考勤規定（dìng）沒有規定工作時間的統計（jì）及確認方法，由（yóu）於工作時間直接涉及薪資結算，往往直接影響到勞動者權益，故用人單位應當加以明（míng）確（què）。如（rú）門禁記錄是否作為統計工作時（shí）間的依據、員工的考勤記錄是否須（xū）經相關部門（mén）核對校準。如果規定明確的話，將大大減少爭議發生的可能性。
問題之（zhī）二是企業考勤規定往（wǎng）往忽視對休息時間的安（ān）排（pái）。有些單位規定（dìng）每（měi）天工作9小時，並未規定中間有（yǒu）1小（xiǎo）時休息時間。但員工可能（néng）以為存在1小時加班時間而申請仲裁，盡管員工並不一定勝訴，但仲裁本身也（yě）消耗了企業的管理成本。對眾多製造業企業而言，涉及工間休（xiū）息（xī）時間更應有（yǒu）明確的規定。
問題之三是企業考（kǎo）勤規（guī）定（dìng）忽（hū）視對加班的認定標（biāo）準，加班是否須經審批，員（yuán）工（gōng）超時工作究竟是個人行為還是公司行為？往往是（shì）勞動爭議中非常（cháng）常見的爭論焦點。用人單位明確加班須經審批的程序（xù），可以避免員工因個人原因（yīn）超時工作卻可（kě）以（yǐ）索要加班費的（de）情況（kuàng）。
缺陷四、缺勤記錄未（wèi）注明事由
在企業日常考勤管理當中，員工（gōng）因病假、事假等而（ér）缺勤上（shàng）常（cháng）有的（de）事，但（dàn）若對有關缺勤缺乏明確的標準，則員工（gōng）是（shì）否曠工？是否（fǒu）屬於休（xiū）假？休了何（hé）種假？都將成為疑問（wèn）。
2008年1月1日（rì）始實（shí）施的《職工帶薪年休假條例》規定，職工連續工作1年以上，用人單位（wèi）應當（dāng）安排職工休假。如未休假，則用人單位應（yīng）當支付未休年假得三倍工資。
在年假爭（zhēng）議的案件類型中，由於用人（rén）單位在休假（jiǎ）安排上居主導地位（wèi），故對是否已休假（jiǎ），休（xiū）了（le）多少天假均應由用人單位舉證。若相應的缺勤記錄缺乏明確記載，則用人單位將在處於極為（wéi）不利的境地。已休過假（jiǎ）的員工也可（kě）能主張未（wèi）休年假的三倍工資（zī），如沒有其他證（zhèng）據，則（zé）用人單位極有可能敗訴。而涉及加班調休的爭議中，有些單位的考勤（qín）記錄隻記載了調休的日期，而未（wèi）注明是哪（nǎ）一時間段的加班（bān）調休，在（zài）具體爭議（yì）中，用人單位或稱2013年的（de）加班已在2014年安排調休，而勞動者則主張2014年的（de）調休日期是針對2012年的加班。對這些問題若單位不能給予合理解釋，都將可能承擔（dān）不利後果。
故，缺勤應明確事由，以做到對出勤狀態的（de）精（jīng）確掌控（kòng）。
缺（quē）陷五、考勤記（jì）錄缺乏簽名核對
考勤記錄是勞動爭議當中（zhōng）的典型證（zhèng）據（jù）形式，而該類證據（jù）的真實性、關聯性（xìng）也是各方爭論的焦點。其中最典型的爭議是，沒有員工確認的考勤記錄是否具有證明效力？
考勤記錄關（guān）涉員工的工資休假等權益，故其真（zhēn）實性的判斷至關（guān）重要。而用（yòng）人單位提（tí）供的考勤記錄是否屬於原始證據、是否形成於當時（shí）、是否具有更改可能（néng）性、是否經員工（gōng）確認都是判斷考（kǎo）勤記錄真實與否的重要標準。通常，人工（gōng）考勤記錄記錄往往有部門主管簽（qiān）字（zì），這些證據也往往形成於當時，事後補救可以通（tōng）過特殊手段（司法鑒定等（děng））加以驗證，若無員工簽字並不必然導致該證據無效。
而電子考勤記錄則不然，其具有物（wù）質依賴性和（hé）易更改性，企業出示的往往都是電子考勤記錄的打（dǎ）印件。而未經員工簽字確認的打印件（jiàn），從證據形式上看，其屬於非原（yuán）始證據，其而，該打印件（jiàn）是否與原始保存的考（kǎo）勤記錄（lù）完全一致是值得懷疑的（de）。因此，在司法實踐中，企（qǐ）業（yè）需要提（tí）供其他證據加以佐證電子考勤記錄打印件的（de）真實性，如製作（zuò）考勤記錄導出過程的（de）視（shì）頻，以證明該（gāi）證據的形成過程是真實的，如提供（gòng）工（gōng）資發放情況與考勤記錄核對，是否存在衝突和不一致（zhì）。若（ruò）不能提供其他證據加以佐證，或者其他（tā）證據存在自相矛盾之處，則用人單位將麵臨訴訟風險。因此，從控（kòng）製（zhì）風（fēng）險角度，電子考勤記（jì）錄定期交由員工簽字（zì），是確保（bǎo）考勤記錄真實、合法、有效的重要手段（duàn）。
缺（quē）陷六、考勤記（jì）錄疏於保管
在勞動爭議案件中，與考勤記錄相關的曠工爭議、加班費爭議（yì）往往存（cún）在仲裁時效限製。但時效的背後，是要求用人單位保管必要的管理文件，考勤記錄便是其（qí）中之一。
舉例說，員工主張離職前5年的加班費，那麽對爭議發生前2年的考勤（qín）記錄用人（rén）單位負有（yǒu）舉證義（yì）務。若（ruò）勞動者能舉證證明用人（rén）單位掌握管理考勤記錄，則用人（rén）單位應當提供該2年內（nèi）的考勤記錄，不能提供的則（zé）將承擔不利後果。有（yǒu）些單位以為離職員工已經不是公司的人了，所以對（duì）其過往的資料疏於（yú）保（bǎo）管（guǎn），或銷（xiāo）毀、或（huò）遺棄，一旦（dàn）涉訴，則往往麵臨舉證不足的問題。究竟考勤記錄保存多久最合適？
對（duì）於主動離職（zhí）、合（hé）同期滿（mǎn）終止、與單位協商（shāng）解除的離職員工，筆者建議最低保（bǎo）管期限為1年（自（zì）員工離職之日起計算），因該類員工發生勞動爭議的（de）概（gài）率較小。而對於單位單方辭退、被動離職的（de）職工，筆者建議保管期限為2年。以上均需要保存該員工在職期間的所有考勤資料。
缺陷七、考勤規定（dìng）與實際處理不一致（zhì）
企業員工關係（xì）管理應當做到“有法必依、執（zhí）法必嚴”，否則所（suǒ）有的（de）製度規定將形同虛設，也不利（lì）於建立管理威信，更重要的是，也會製造各種訴訟風險，而企業的考勤管理規定（dìng）與實際執行（háng）情況便（biàn）是其中之一。
如，大多數企業對曠工行為都作出了（le）相應的（de）懲處規定，或扣減工資或給予書麵警告等等，有些單位一方麵（miàn）認定員工曠工，另一方麵卻正常發放工資，這就導致對該缺勤記錄，企業的判斷和實際處理發生偏差？如果員工主張休假且領（lǐng）導口頭同意，則（zé）勢必“曠工”難以認定。
又如，公司規定，員工請假（jiǎ）須書麵申請（qǐng）並經人力資源部書麵批準，超過10天假期應當經總經理書麵批準。但有些（xiē）單（dān）位在實際操作中變成請假口頭化，審批也（yě）口（kǒu）頭化，
有些部門主管直接代行人力資源部職（zhí）權，直接批準員（yuán）工請假。人力資源部門也（yě）聽之任之，久（jiǔ）而久之，請假手續和相關統計極為（wéi）混亂，甚（shèn）至造（zào）成薪資計算（suàn）的差錯，也為勞動爭議埋下伏筆。
以（yǐ）上，足以說明單位必須在（zài）員工管理上（shàng）“言行一致”“權責統一”，否則既不利於管理，也不利於風險控製。
缺陷八、未及時申報（bào）、續延特殊（shū）工（gōng）時製
企業由於部分員工工作崗位的特殊性（如外勤人員、司（sī）機、高級管理人員等）而執行不定時工時（shí）製和綜合工時製既是控製成（chéng）本的需要，也是便於管理統計。但部分（fèn）用人單位卻對特殊工時（shí）製存在誤解（jiě）。
第一，認為特殊工時製隻需合同約定或製度規定即可。根據現行政策，實行綜合工時或不定時工時製度須經（jīng）勞動行政部門批準。未經主管部（bù）門批準，即使雙（shuāng）方有約定（dìng）也不得執行特殊工時製，而隻（zhī）能按照標準工時製統計加班。
第二，認為隻要勞動行政部門（mén）批準。就可（kě）全（quán）員執行特殊工時製或永久執行（háng）特殊工時製。根據特（tè）殊工時有關申報（bào）規定，經批準（zhǔn）的的特殊工時製有適用期限、適用崗位（wèi）的（de）限（xiàn）製。不是所有（yǒu）的崗位都可執行特殊工時製度，也不是申請特殊工時製獲得（dé）批準後（hòu）便一（yī）勞永逸。
第三，執行（háng）特殊工時製無須告知員工。盡管是否（fǒu）執行特殊工時製主要取決於是否獲得審（shěn）批而非員工知曉。但員工不知情容易埋下勞動爭議隱（yǐn）患，更為重要的是，究竟哪些崗位屬於審批範圍，需要企業事先規定（dìng）或（huò）及時與（yǔ）員工溝通（tōng）確認，以減少（shǎo）爭議發生的可能性。
缺陷九、出（chū）勤違紀處理不妥當
員工涉（shè）及出勤違紀的情況（kuàng）主（zhǔ）要包括曠（kuàng）工、代打卡、遲到（dào）早退、缺失考勤記錄（忘打卡）等情形。
對曠工行（háng）為，很多（duō）企業認（rèn）為隻要離開工作崗位未（wèi）報告即（jí）屬於曠工，這種理解是錯誤的。員工缺勤可能有諸多原因，最典（diǎn）型的是（shì）因病休息卻沒（méi）有及時提交病假單。如果事後證（zhèng）明（míng）員工卻因病（bìng）休息，而單位（wèi）以曠（kuàng）工解除，則用人單位存在極大的訴訟風險，在司法（fǎ）實踐中，用人（rén）單位負有（yǒu）核查員工缺勤原因的義務，並盡到合理的告（gào）知義務。
用人單（dān）位應當首先核查員工為何不出（chū）勤，告知員（yuán）工恢複上（shàng）班或履行請假手續，在盡到（dào）合（hé）理的提示義務員工仍未作（zuò）反（fǎn）應的情況下（xià），用人單位方可依據規章製度作出處理。
對代（dài）打卡行為，很多企業直接規定屬於嚴重（chóng）違紀行為，一（yī）旦在監（jiān）控資料中一員工手領多張考勤卡，或發現兩名員工多次同一時間刷卡，即認為員工存在代打卡行（háng）為而順勢解除。考慮到代打卡行為需要單位舉證，監控錄像往往模糊不清，特別是（shì）小物件的考（kǎo）勤卡更是難以辨認（rèn），有些監控錄像記錄時間（jiān）與標準時間存在誤差，這些都極大地影（yǐng）響了該類證據的效力，從而使得用人單位麵臨舉證不（bú）足的風險。筆者建議，對該類違紀行為，應（yīng）當（dāng）向員工展示有關證據，要求（qiú）員（yuán）工給予合理解釋、加以辨認（rèn），以確認其真（zhēn）偽，若能可能，應取（qǔ）得員工的簽名或對有關談話作錄音，以確保對違紀行為的證（zhèng）據固定是完整（zhěng）的。而不是主觀（guān）臆斷，草率解除。
對缺（quē）考（kǎo）情形，由於沒有刷卡記錄，究竟（jìng）是曠工（gōng）、忘記打卡還是臨（lín）時外出？其往往存在爭議，對（duì）該情形的判斷，企業應當在一個考勤統計周期結束前及時（shí）與當事員工加以核（hé）對（duì）確認，如若確實屬於忘記代打卡，應當加（jiā）以注明並簽字。對員工屢次（cì）缺失考勤記錄的情形，企業應當做出事先的製度規定，如規定員工（gōng）應在忘（wàng）記刷卡之日起3日內主動向公司匯報、員工臨時外出應當填寫派工單等。
總而言之，對考勤類違紀情（qíng）形下，用人（rén）單位應當對違（wéi）紀情況給（gěi）予充分核實，給予員工申辯機（jī）會，對證據加以（yǐ）固（gù）定，而不是草（cǎo）率的（de）一紙“辭退通知”。
考勤管理是人事管理的基（jī）礎工作（zuò），但在人力（lì）資源管理法製化時代的背（bèi）景下，HR應當更加關注基礎工作，實現人力資源的精細化（huà）管理，以最大程度地為企業控製風險、降低成（chéng）本。